KSeF od 1 stycznia 2027 r. także dla firm do 10 000 zł faktur miesięcznie

Od 1 stycznia 2027 r. co do zasady każda firma, która wystawia faktury innym firmom, musi to robić w KSeF. Kończy się wyjątek dla podatników, u których sprzedaż udokumentowana fakturami poza KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu, oraz dla faktur z kasy fiskalnej. Od tego samego dnia obowiązująca ustawa przewiduje kary za faktury poza KSeF. Ministerstwo Finansów chce je przesunąć na 2028 r., ale na 7 października 2026 r. to tylko projekt UD477.

Czy dotyczy to Twojej firmy, sprawdzisz w narzędziu KSeF: czy muszę.

Kogo dotyczy zmiana

Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF obowiązuje wszystkich, ale do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury papierowe albo PDF, jeśli ich łączna wartość z VAT w miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m ustawy o VAT). Z tego wyjątku korzystają głównie najmniejsze firmy, w tym ryczałtowcy zwolnieni z VAT. Od stycznia 2027 r. wyjątku nie ma, niezależnie od kwoty.

Faktury dla osób prywatnych mogą nadal iść poza KSeF.

Ile wynosi kara

Art. 106ni ustawy o VAT: za fakturę wystawioną poza KSeF wbrew obowiązkowi naczelnik urzędu skarbowego nakłada w drodze decyzji karę do 100% VAT z tej faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem.

Faktura	Maksymalna kara
5 000 zł netto + 23% VAT (1 150 zł)	1 150 zł
5 000 zł, sprzedaż zwolniona z VAT	935 zł
10 000 zł, sprzedaż zwolniona z VAT	1 870 zł

Kara dotyczy każdej faktury osobno i nie można jej zastąpić pouczeniem przy pierwszym naruszeniu (art. 106ni ust. 7).

Co z odroczeniem kar

23 września 2026 r. Minister Finansów i Gospodarki skierował do uzgodnień projekt UD477. Według jego tekstu kary z art. 106ni (ust. 1-3 i 5-7) zaczęłyby działać 1 stycznia 2028 r., a ustawa weszłaby w życie 31 grudnia 2026 r. Projekt nie przesuwa obowiązku: według uzasadnienia od 1 stycznia 2027 r. wyjątek dla faktur do 10 000 zł i dla faktur z kasy i tak się kończy. Urzędy skarbowe mają w 2027 r. przypominać o obowiązku i sprawdzać, czy faktury poza KSeF nie zaburzają rozliczenia VAT.

Stan na 7 października 2026 r. według Rządowego Centrum Legislacji: projekt jest otwarty, na etapie uzgodnień i konsultacji, ostatnia zmiana w serwisie 23 września. Rada Ministrów go nie przyjęła, w Sejmie nie ma odpowiadającego mu druku.

Co dalej

Żeby odroczenie zadziałało, projekt musi przyjąć rząd, uchwalić Sejm i Senat, podpisać prezydent, a ustawa musi trafić do Dziennika Ustaw przed końcem 2026 r. Jeśli nie zdąży, kary obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Bezpieczniej przejść na KSeF jeszcze w 2026 r., kiedy nie grożą kary z art. 106ni.

Więcej w poradnikach kary za KSeF w 2027 r. i KSeF dla zwolnionych z VAT i ryczałtowców. Kolejny etap projektu UD477 opiszemy, gdy trafi do Sejmu.