KSeF od kiedy? Terminy dla Twojej firmy
Stan prawny na Redakcja podatekly.pl, jak liczymy
W skrócie
- Odbieranie faktur w KSeF: wszyscy od 1 lutego 2026 r.
- Wystawianie: od 1 lutego 2026 r. firmy ze sprzedażą ponad 200 000 000 zł brutto w 2024 r., pozostali od 1 kwietnia 2026 r.
- Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w miesiącu nie przekroczysz 10 000 zł brutto.
- Od 1 stycznia 2027 r. KSeF bez wyjątku dla małych faktur i z karami z art. 106ni (projekt UD477 chce je przesunąć na 2028 r.).
KSeF już działa. Odbierać faktury w KSeF muszą wszyscy od 1 lutego 2026 r. Wystawiać faktury w KSeF musiały od 1 lutego 2026 r. firmy, których sprzedaż z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 000 000 zł, a wszystkie pozostałe od 1 kwietnia 2026 r. Mała firma ma jeszcze furtkę: do 31 grudnia 2026 r. może wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w danym miesiącu wystawi ich na nie więcej niż 10 000 zł brutto. Od 1 stycznia 2027 r. furtka znika i zaczynają obowiązywać kary.
Swój przypadek sprawdzisz w narzędziu KSeF: czy muszę. Poniżej masz pełny kalendarz i zasady liczenia limitu.
Jakie są terminy KSeF dla poszczególnych firm?
| Kto | Co | Od kiedy | Przepis |
|---|---|---|---|
| Każda firma | Odbieranie faktur ustrukturyzowanych w KSeF | 1 lutego 2026 r. | art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT |
| Sprzedaż z VAT w 2024 r. ponad 200 000 000 zł | Wystawianie faktur w KSeF | 1 lutego 2026 r. | art. 145l ustawy o VAT |
| Pozostałe firmy | Wystawianie faktur w KSeF | 1 kwietnia 2026 r. | art. 145m ust. 1 |
| Faktury do 10 000 zł brutto w miesiącu | Mogą iść poza KSeF | 1 kwietnia-31 grudnia 2026 r. | art. 145m ust. 1-2 |
| Faktury i paragony z kasy fiskalnej | Mogą iść poza KSeF | do 31 grudnia 2026 r. | art. 145n |
| Wszyscy zobowiązani | Kary pieniężne z art. 106ni | 1 stycznia 2027 r. | art. 106ni ustawy o VAT (wchodzi 1 stycznia 2027 r.) |
Dla większości jednoosobowych firm liczą się dwie daty: 1 kwietnia 2026 r. (obowiązek już trwa) i 1 stycznia 2027 r. (koniec wyjątku dla małych kwot i start kar).
Jak działa limit 10 000 zł w 2026 roku?
Liczysz łączną kwotę brutto faktur wystawionych poza KSeF w danym miesiącu kalendarzowym. Dopóki suma nie przekroczy 10 000 zł, możesz wysyłać PDF albo papier. Prawo do tego tracisz od faktury, którą przekroczysz limit (art. 145m ust. 2). Ta faktura i wszystkie następne w miesiącu muszą przejść przez KSeF.
Przykład z października 2026 r.:
| Data | Faktura brutto | Suma w miesiącu | Gdzie wystawić |
|---|---|---|---|
| 5 października | 4 000 zł | 4 000 zł | może być PDF |
| 12 października | 5 000 zł | 9 000 zł | może być PDF |
| 20 października | 2 000 zł | 11 000 zł | KSeF |
| 27 października | 500 zł | KSeF |
W listopadzie licznik startuje od zera. Przy stawce 23% limit 10 000 zł brutto to około 8 130,08 zł netto, więc jedna faktura za miesiąc pracy programisty zwykle go przekracza.
Kogo KSeF nie obejmuje?
Obowiązek z art. 106ga ust. 1 ma kilka wyjątków. Nie musisz używać KSeF przy fakturach:
- dla osoby prywatnej, która nie prowadzi działalności (możesz, ale nie musisz),
- wystawianych przez firmę bez siedziby i bez stałego miejsca działalności w Polsce,
- dokumentujących sprzedaż rozliczaną w procedurach szczególnych OSS i IOSS,
- w przypadkach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów wydanym na podstawie art. 106s,
- wystawianych przez podatnika z innego kraju UE korzystającego ze zwolnienia z art. 113a.
Zwolnienie podmiotowe z VAT (limit 240 000 zł) nie wyłącza z KSeF. Jeśli jako zwolniony wystawiasz fakturę firmie, obowiązują Cię te same terminy. Szczegóły masz w poradniku KSeF dla zwolnionych z VAT i ryczałtowców. Forma opodatkowania PIT (ryczałt, liniowy, skala) nie ma tu znaczenia.
Co się zmienia 1 stycznia 2027 roku?
Trzy rzeczy dzieją się tego samego dnia:
- Kończy się wyjątek z art. 145m. Każda faktura dla firmy, także na 300 zł, idzie przez KSeF.
- Kończy się wyjątek z art. 145n dla faktur z kasy fiskalnej.
- Wchodzi art. 106ni: za fakturę wystawioną poza KSeF naczelnik urzędu skarbowego nakłada karę w wysokości do 100% VAT z tej faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności.
Ministerstwo Finansów opublikowało 23 września 2026 r. projekt UD477, który przesuwa kary na 1 stycznia 2028 r. Na 7 października 2026 r. to projekt na etapie uzgodnień i konsultacji, nie ma go w Sejmie. Z opublikowanych informacji nie wynika, by projekt przesuwał sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Wysokość kar i stan prac opisujemy w poradniku Kary za KSeF od 2027.
Co zrobić przed 1 stycznia 2027 roku?
- Sprawdź dostęp. Zaloguj się do KSeF jako właściciel firmy i nadaj uprawnienia księgowej albo programowi do faktur. Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów znajdziesz na ksef.podatki.gov.pl.
- Sprawdź program do faktur. Musi wysyłać faktury do KSeF i pobierać numer KSeF. Większość płatnych programów już to robi.
- Odbieraj faktury kosztowe z KSeF. Od 1 lutego 2026 r. faktura od innej firmy jest otrzymana w KSeF, nawet jeśli dostawca wyśle Ci też PDF.
- Ustal tryb offline. Jeśli wystawiasz faktury w terenie, przygotuj szablon zgodny ze wzorem i pilnuj przesłania do następnego dnia roboczego.
- Przejdź wcześniej. Wyjątek 10 000 zł jest dobrowolny. Grudzień to zły moment na naukę nowego programu.
Jeśli dopiero zakładasz firmę, KSeF jest jednym z punktów w checkliście zakładania JDG.
Pytania i odpowiedzi
Mam jedną fakturę miesięcznie na 9 000 zł brutto. Czy muszę już wystawiać ją w KSeF?
Do 31 grudnia 2026 r. nie musisz. Art. 145m ustawy o VAT pozwala wystawiać faktury papierowe albo zwykłe PDF, jeśli łączna kwota brutto faktur z danego miesiąca nie przekracza 10 000 zł. Od faktury z 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek przestaje działać i każda faktura dla firmy idzie przez KSeF. Możesz też przejść na KSeF dobrowolnie wcześniej, żeby oswoić się z programem.
Czy limit 10 000 zł liczy się netto czy brutto?
Brutto. Przepis mówi o „łącznej wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku” udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu. Przy stawce 23% odpowiada to około 8 130,08 zł netto. Do limitu liczysz tylko faktury wystawione poza KSeF w tym miesiącu. Faktury z kasy fiskalnej mają osobny wyjątek w art. 145n i działają poza KSeF do końca 2026 r.
Co, jeśli KSeF nie działa w dniu wystawienia faktury?
Ustawa przewiduje tryb offline. Wystawiasz fakturę elektroniczną zgodną ze wzorem KSeF i przesyłasz ją do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu (art. 106nda ust. 2). Osobne zasady obowiązują przy awarii ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów w BIP. Spóźnione przesłanie faktury z trybu offline jest jednym z trzech naruszeń, za które od 2027 r. grozi kara.
Czy KSeF dotyczy faktur dla osób prywatnych?
Nie musi. Art. 106ga ust. 2 pkt 4 wyłącza z obowiązku faktury dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Taką fakturę możesz wystawić w PDF albo na papierze, a jeśli wolisz, także w KSeF. Wtedy przekazujesz ją klientowi w uzgodniony sposób, na przykład mailem z kodem weryfikującym. Konsument nie odbiera faktur z KSeF sam.