Kary za KSeF od 2027: ile, za co, czy będą odroczone

Według obowiązującej ustawy kary za KSeF działają od 1 stycznia 2027 r. Za fakturę wystawioną poza KSeF wbrew obowiązkowi naczelnik urzędu skarbowego nakłada karę w wysokości do 100% VAT wykazanego na tej fakturze, a gdy faktura nie ma VAT, do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ustawy o VAT). Ministerstwo Finansów chce przesunąć kary na 1 stycznia 2028 r., ale na 7 października 2026 r. to tylko projekt UD477 na etapie konsultacji. Ustawy o odroczeniu nie ma.

Czy w ogóle musisz już korzystać z KSeF, sprawdzisz w narzędziu KSeF: czy muszę. Terminy dla poszczególnych firm są w poradniku KSeF od kiedy.

Za co grozi kara?

Art. 106ni ust. 1 wymienia trzy naruszenia:

Naruszenie	Przykład
Nie wystawiłeś faktury w KSeF, choć musiałeś	wysłałeś klientowi PDF z programu bez integracji z KSeF
W czasie awarii, niedostępności albo w trybie offline wystawiłeś fakturę niezgodną ze wzorem	faktura „awaryjna” w Wordzie zamiast pliku zgodnego ze wzorem KSeF
Nie przesłałeś w terminie do KSeF faktury z trybu offline albo awaryjnego	faktura offline wystawiona w piątek, wysłana do KSeF w środę

Termin dla trybu offline to następny dzień roboczy po wystawieniu faktury (art. 106nda ust. 2). Przy awarii ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów obowiązują osobne terminy z art. 106nf.

Ile wynosi kara? Przykłady

Wysokość kary zależy od tego, czy faktura ma VAT.

Faktura	Podstawa kary	Maksymalna kara
5 000 zł netto + 23% VAT (1 150 zł)	VAT z faktury	do 1 150 zł
5 000 zł, sprzedaż zwolniona z VAT	18,7% kwoty należności	do 935 zł
10 000 zł, sprzedaż zwolniona z VAT	18,7% kwoty należności	do 1 870 zł

Kara dotyczy każdej faktury osobno. Firma, która przez cały 2027 r. wystawiałaby wszystkie faktury poza KSeF, ryzykuje kary do równowartości całego VAT z tych faktur.

Przykład dla jednoosobowej firmy IT: programista na B2B wystawia jedną fakturę miesięcznie na 15 000 zł netto, VAT 23% to 3 450 zł. Jeśli w styczniu 2027 r. wyśle ją klientowi jako PDF z programu bez KSeF, grozi mu kara do 3 450 zł. Gdyby robił tak przez cały rok, górna granica kar wyniosłaby 41 400 zł. To kwoty maksymalne, a nie automatyczne.

Jak wygląda postępowanie?

• Karę nakłada naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji.
• Płacisz ją bez wezwania na rachunek urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji (art. 106ni ust. 3).
• Wpływy z kar idą do budżetu państwa.
• Do postępowania stosuje się dział IV Ordynacji podatkowej, a w sprawach nieuregulowanych w ustawie o VAT do samego nakładania kary dział IVA Kodeksu postępowania administracyjnego (art. 106ni ust. 5-6).
• Nie stosuje się art. 21a Prawa przedsiębiorców, czyli pouczenia zamiast kary przy pierwszym naruszeniu (art. 106ni ust. 7).
• Za samo niedopełnienie obowiązku KSeF nie wszczyna się postępowania karnego skarbowego (art. 106ni ust. 4).

Czy kary zostaną odroczone do 2028 roku?

Stan na 7 października 2026 r.:

• 23 września 2026 r. w Rządowym Centrum Legislacji pojawił się projekt ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz ustawy o zmianie ustawy o VAT i niektórych innych ustaw, numer w wykazie UD477, autor: Minister Finansów i Gospodarki.
• Według opisów projektu kara z art. 106ni nie byłaby nakładana przez cały 2027 r. i zaczęłaby działać 1 stycznia 2028 r. Odroczenie ma obejmować wszystkie trzy naruszenia z tabeli wyżej. Ostateczny zakres poznamy z tekstu, który rząd skieruje do Sejmu.
• Projekt jest na etapie uzgodnień i konsultacji publicznych. Rada Ministrów go nie przyjęła, w Sejmie nie ma odpowiadającego mu druku.

Dalsza droga to przyjęcie przez rząd, trzy czytania w Sejmie, Senat i podpis prezydenta, a wszystko musi się zmieścić przed 1 stycznia 2027 r. Jeśli projekt nie zdąży, kary zaczną działać w terminie z obecnej ustawy. Ten poradnik zaktualizujemy, gdy projekt trafi do Sejmu.

Odroczenie kar nie przesuwa obowiązku. Z opublikowanych informacji o projekcie UD477 nie wynika, by zmieniał terminy z art. 145m i 145n. Według obecnej ustawy wyjątek dla faktur do 10 000 zł brutto miesięcznie i dla faktur z kasy kończy się 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. faktura dla firmy wystawiona poza KSeF jest naruszeniem prawa, nawet jeśli w 2027 r. nie będzie za nią kary.

Jak się zabezpieczyć?

• Przejdź na wystawianie w KSeF jeszcze w 2026 r., gdy błąd nic nie kosztuje.
• Sprawdź, czy program do faktur pobiera numer KSeF i pokazuje status wysyłki. Faktura bez numeru KSeF nie jest w systemie.
• Ustal, kto w firmie wysyła faktury offline i kto pilnuje terminu następnego dnia roboczego.
• Faktury dla osób prywatnych nadal mogą iść poza KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4), więc kara ich nie dotyczy.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, kara liczy się od kwoty faktury, a nie od VAT. Szczegóły masz w poradniku KSeF dla zwolnionych z VAT i ryczałtowców.