KSeF dla zwolnionych z VAT i ryczałtowców

Tak, KSeF dotyczy też firm zwolnionych z VAT. Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego (sprzedaż do 240 000 zł rocznie) i wystawiasz fakturę innej firmie, od 1 kwietnia 2026 r. robisz to w KSeF. Do 31 grudnia 2026 r. możesz zostać przy PDF, jeśli faktury z danego miesiąca nie przekroczą razem 10 000 zł brutto. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek znika. Ryczałt ewidencjonowany nic w tym nie zmienia, bo to forma podatku dochodowego, a KSeF wynika z ustawy o VAT.

Swoją sytuację sprawdzisz w narzędziu KSeF: czy muszę. Pełny kalendarz dla wszystkich firm jest w poradniku KSeF od kiedy.

Dlaczego zwolniony z VAT jest objęty KSeF?

Art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT mówi krótko: „Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”. Zwolniony podmiotowo nadal jest podatnikiem VAT, tylko jego sprzedaż jest zwolniona z podatku. Wyjątki z art. 106ga ust. 2 obejmują m.in. firmy zagraniczne, procedury OSS i IOSS, faktury dla konsumentów, przypadki z rozporządzenia wydanego na podstawie art. 106s oraz zwolnienie z art. 113a, które dotyczy przedsiębiorców z innych krajów UE. Polskiego zwolnienia z art. 113 na tej liście nie ma.

Kiedy zwolniony w ogóle musi wystawić fakturę?

Rzadziej niż czynny podatnik VAT. Art. 106b ust. 2 mówi, że sprzedaż zwolniona na podstawie art. 113 nie wymaga faktury. Obowiązek powstaje, gdy nabywca zażąda faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonałeś usługę (art. 106b ust. 3 pkt 2). W praktyce firmy prawie zawsze proszą o fakturę, bo potrzebują jej do kosztów.

Sytuacja	1 kwietnia-31 grudnia 2026 r.	Od 1 stycznia 2027 r.
Faktura dla firmy, suma w miesiącu do 10 000 zł brutto	PDF albo KSeF	KSeF
Faktura dla firmy, suma w miesiącu ponad 10 000 zł	KSeF od faktury, którą przekroczysz limit	KSeF
Faktura dla osoby prywatnej	PDF, papier albo KSeF	PDF, papier albo KSeF
Klient nie żąda faktury	bez faktury	bez faktury
Faktura z kasy fiskalnej	poza KSeF	KSeF (koniec wyjątku z art. 145n)

Faktura zwolnionego nie ma kwoty VAT. Zamiast stawki wpisujesz podstawę zwolnienia, na przykład art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Program do faktur z obsługą KSeF ma na to osobne pole.

Przykład: freelancer na ryczałcie bez VAT

Graficzka prowadzi JDG na ryczałcie, korzysta ze zwolnienia z VAT i wystawia agencji jedną fakturę miesięcznie na 8 000 zł.

• Październik 2026 r.: 8 000 zł mieści się w limicie 10 000 zł. Może wysłać PDF.
• Listopad 2026 r.: wystawia dwie faktury, na 8 000 zł i 4 000 zł. Druga przekracza limit (suma 12 000 zł), więc druga faktura musi przejść przez KSeF.
• Styczeń 2027 r.: każda faktura dla agencji idzie przez KSeF. Za fakturę wysłaną poza KSeF grozi kara do 18,7% kwoty należności, czyli do 1 496 zł przy 8 000 zł.

Na podatek graficzki to nie wpływa. Ryczałt płaci od przychodu tak samo, niezależnie od tego, czy faktura przeszła przez KSeF. Ile wyniesie ryczałt i składki, policzysz w kalkulatorze ryczałt, liniowy czy skala.

Faktury dla osób prywatnych

Faktura dla konsumenta jest wyłączona z obowiązku KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4), także po 2026 r. Możesz ją wystawić w KSeF dobrowolnie. Wtedy przekazujesz ją klientowi w uzgodniony sposób, a na wydruku albo PDF umieszczasz kod QR, który pozwala sprawdzić fakturę w systemie (art. 106gb ust. 4-5). Jeśli sprzedajesz głównie osobom prywatnym i rzadko firmom, KSeF dotknie Cię tylko przy tych fakturach firmowych.

A faktury zakupowe?

Odbiór faktur w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. i dotyczy także Ciebie jako nabywcy. Dostawca wystawia fakturę w KSeF, a ona jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru KSeF. Nawet jeśli nie odliczasz VAT i nie masz kosztów na ryczałcie, potrzebujesz dostępu, żeby te faktury pobrać. Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów są na ksef.podatki.gov.pl.

Jak zacząć, jeśli wystawiasz kilka faktur w roku?

Nie potrzebujesz płatnego programu. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do wystawiania i odbierania faktur w KSeF, a linki do nich są na ksef.podatki.gov.pl. Wystarczy:

1. zalogować się jako przedsiębiorca, na przykład profilem zaufanym,
2. wystawić fakturę w formularzu i wysłać ją do KSeF,
3. sprawdzić, czy faktura dostała numer KSeF,
4. przekazać klientowi informację o fakturze, jeśli o to prosi (on i tak zobaczy ją w KSeF).

Jeśli korzystasz z biura rachunkowego, nadaj mu uprawnienia w KSeF, żeby mogło pobierać Twoje faktury kosztowe i sprzedażowe bez przesyłania plików mailem.

Kiedy tracisz zwolnienie i co wtedy z KSeF?

Zwolnienie podmiotowe traci moc od sprzedaży, którą przekroczysz 240 000 zł w roku (art. 113 ust. 5). Od tej chwili jesteś czynnym podatnikiem VAT, doliczasz 23% (albo inną stawkę) i wystawiasz faktury z VAT. Obowiązek KSeF się nie zmienia, zmienia się tylko treść faktury i wysokość ewentualnej kary: do 100% VAT z faktury zamiast 18,7% należności. Jak liczyć limit, opisujemy w poradniku zwolnienie z VAT: limit 240 tys. zł, a kary w poradniku Kary za KSeF od 2027.