KSeF od kiedy: sprawdź, czy musisz

Firmy, których sprzedaż z VAT w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026 roku. Pozostali od 1 kwietnia 2026 roku. Do końca 2026 roku poza KSeF mogą zostać firmy, których sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Od 1 stycznia 2027 roku KSeF obowiązuje wszystkich.

Sumujesz kwoty brutto z faktur wystawionych w danym miesiącu. Nie liczysz sprzedaży na paragony. Przy stawce 23% to około 8130,08 zł netto. Prawo do wystawiania faktur poza KSeF tracisz od faktury, którą przekroczysz limit, i od tej chwili wszystkie kolejne faktury wystawiasz w KSeF.

Tak. Faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT dla innych firm też idą przez KSeF, w tych samych terminach co u pozostałych. Zwolnienie podmiotowe do 240 000 zł sprzedaży dotyczy podatku, a nie obowiązku KSeF. Jeśli sprzedajesz mało, możesz do końca 2026 roku korzystać z limitu 10 000 zł miesięcznie.

Nie. Faktury dla konsumentów możesz wystawiać w KSeF, ale nie musisz. Osoba prywatna nie ma dostępu do faktur w systemie, więc i tak przekazujesz jej fakturę w inny sposób, na przykład jako PDF albo wydruk. Jeśli sprzedajesz wyłącznie osobom prywatnym, obowiązek wystawiania w KSeF Cię nie dotyczy.

Tak, forma opodatkowania podatkiem dochodowym nie ma znaczenia. KSeF dotyczy faktur, a te wystawiasz niezależnie od tego, czy jesteś na ryczałcie, liniowym, czy skali. Liczy się tylko to, czy wystawiasz faktury firmom, i ile wynosi Twoja sprzedaż na fakturach w miesiącu.

Kary pieniężne za wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi zaczynają obowiązywać 1 stycznia 2027 roku. W 2026 roku nie są stosowane. Wymierza je naczelnik urzędu skarbowego, a ich wysokość zależy od kwoty z faktury. Pojawiały się zapowiedzi dalszego przesunięcia kar, ale na 7 października 2026 roku nie ma ich w ustawie.

Tak. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, w której wystawisz i odbierzesz faktury przez przeglądarkę. Przy kilku fakturach miesięcznie to wystarczy. Jeśli wystawiasz ich dużo albo korzystasz z biura rachunkowego, wygodniejszy będzie program fakturowy połączony z KSeF. Faktura z aplikacji ma taką samą moc jak z płatnego programu.

Wystawiasz fakturę w trybie offline i wysyłasz ją do KSeF później. W trybie offline24 masz czas do następnego dnia roboczego. Przy ogłoszonej niedostępności systemu wysyłasz faktury najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej zakończeniu, a przy awarii w ciągu 7 dni roboczych od jej usunięcia.

Logujesz się do Aplikacji Podatnika KSeF, na przykład profilem zaufanym, i nadajesz uprawnienia osobie albo biuru rachunkowemu, wskazując jego NIP lub PESEL. Możesz dać prawo do wystawiania faktur, do ich przeglądania albo oba. Uprawnienia odbierasz w tym samym miejscu, gdy zmieniasz księgową.

Tak. Obowiązek odbierania faktur w KSeF działa od 1 lutego 2026 roku dla wszystkich firm. Jeśli kontrahent wystawił fakturę w KSeF, to ona jest fakturą, a PDF w mailu jest tylko kopią. Nawet jeśli sam możesz jeszcze wystawiać faktury poza systemem, zakupy odbierasz w KSeF.

Do 31 grudnia 2026 roku tak. Paragon z NIP do 450 zł możesz wystawiać jako fakturę uproszczoną poza KSeF, tak samo jak faktury z kasy fiskalnej. Od 1 stycznia 2027 roku to wyłączenie wygasa, więc faktury dla firm z kasy też trzeba będzie wystawiać w KSeF.

Tak. Fakturę dla zagranicznej firmy wystawiasz w KSeF, a potem przekazujesz ją nabywcy w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF mailem. Zagraniczny klient nie musi mieć dostępu do KSeF. Dotyczy to też usług IT rozliczanych w odwrotnym obciążeniu. Wyjątek z limitem 10 000 zł działa tak samo jak przy klientach z Polski.

Tak, jeśli wystawia faktury firmom, bo działa na zwolnieniu z VAT. W 2026 roku sprzedaż w działalności nierejestrowanej zwykle mieści się w limicie 10 000 zł brutto miesięcznie, więc możesz wystawiać faktury poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku faktury dla firm wystawiasz już w KSeF.